1.3 Risicomanagement als proces

Projectrisicomanagement gaat over de activiteiten die een projectteam of bedrijf uitvoert om projectrisico’s te optimaliseren. Dit handboek definieert projectrisicomanagement als volgt:
"Projectrisicomanagement is het systematisch opzetten, uitvoeren en bewaken van acties om projectrisico’s te identificeren, te prioriteren en te analyseren en voor deze risico’s oplossingen te bedenken, te selecteren en uit te voeren."
De belangrijkste begrippen uit de definitie zijn hieronder toegelicht:

• Systematisch: projectrisicomanagement is een gestructureerde manier van werken met duidelijke verantwoordelijkheden, prioriteiten en taken. Dit integenstelling tot een ad hoc aanpak die van toeval aan elkaar hangt.
• Acties: het uitvoeren van acties staat centraal bij projectrisicomanagement. In essentie draait het om hoofd, handen en ogen; acties bedenken, ze uitvoerenen bewaken dat ze ook echt gebeuren (zie hoofdstuk 9).
• Identificeren: dit betreft het in kaart brengen van de aanwezige projectrisico’s. Welke risico’s vormen überhaupt een kans of bedreiging voor het project? (zie hoofdstuk 4).
• Prioriteren: het sorteren van risico’s op basis van belangrijkheid om de grootste risico’s als eerste aan te pakken (zie hoofdstuk 5)
• Analyseren: begrip van risico’s is een voorwaarde voor het nemen van effectieve maatregelen. Analyses helpen de kenmerken van individuele risico’s te begrijpen en de samenhang die bestaat tussen risico’s. Analyses kunnen zowel kwalitatief als kwantitatief van aard zijn (zie hoofdstuk 6 en 7).
• Oplossingen: Een perfecte analyse is prachtig, maar deze heeft past toegevoegde waarde als hij leidt tot werkbare oplossingen die een risico gunstig beïnvloeden (zie hoofdstuk 8).

De verschillende stappen van het risicomanagementproces staan in figuur 1.2. Projectteams doorlopen deze stappen vaak meerdere keren tijdens een project. Nieuwe inzichten en intwikkelingen zijn hiervan de oorzaak.


Figuur 1.2: Risicomanagementproces.
Risicomanagement begint met het vinden van een risico en eindigt met het in de praktijk brengen
van geschikte oplossingen.

Risicomanagement kent ook ondersteunende processen. Essentieel is communicatie over de risico’s en acties tussen de projectmanager, teamleden en belanghebbenden. Uit onderzoek blijkt dat bij veel mislukte projecten een teamlid wel wist van het fatale risico, maar dit niet bekend was bij de projectmanager. Dit veroorzaakt onnodige projectrampen. Kennis over aanwezige projectrisico’s is de noodzakelijke eerste stap om iets te ondernemen. Communicatie bestaat concreet uit teamoverleg en brainstorms over risico’s en oplossingen, maar ook uit voortgangsrapportages en analyses voor beslissers. Andere ondersteunende processen zijn het opzetten en evalueren van risicomanagementprojecten (zie hoofdstuk 3 en 10). Verder is het invoeren van systematisch risicomanagement in een bedrijf op te vatten als een ondersteunend proces (zie hoofdstuk 2). Hiervoor zijn steun en tijd van het projectteam en het managementteam absolute randvoorwaarden.