Stakeholders ABC: de B van Belangen

Van Dale definieert een belang als “een zaak waaraan men aandacht schenkt omdat er voordeel mee gemoeid is”. Voor sommige stakeholders zit het voordeel in de nieuwe situatie die het project creëert, anderen profiteren van de bestaande situatie. Het project is de plek waar de verschillende belangen samenkomen. Aan de projectmanager vervolgens de fraaie taak om in dit krachtenspel het project tot een goed einde te brengen.

Een belang heeft verschillende kenmerken:

• Duidelijkheid van een belang: de mate waarin helder is wat een belang precies inhoudt. Wil iemand bijvoorbeeld maximaal 1 dag per week aan het project besteden, omdat hij anders moet overwerken of is sprake van een niet uitgesproken of abstract belang zoals maatschappelijk verantwoord ondernemen?
• Grootte van het belang: is een belang van ondergeschikte betekenis voor een stakeholder of ervaart deze hem als levensbedreigend?
• Impact belang: werkt een belang positief of negatief uit voor het project?
• Belanghebbenden: welke personen of groepen genieten het voordeel van een belang?

Stap 1: belangen onderkennen

Een eerste stap om belangen voor je te laten werken, is te onderzoeken welke belangen aanwezig zijn. De sleutelvraag hierbij is waarom een belanghebbende wil dat iets gebeurt in een project (of juist niet)? Hierbij geldt: hoe concreter, hoe beter. Vraag een paar keer waarom en je vindt de kern van het voordeel dat iemand nastreeft. Zo werkte ik een keer met een Pietje Precies die een nieuw marktinstrument moest gaan gebruiken dat in het project werd ontwikkeld. Na enkele gesprekken werd duidelijk wat zijn belang was, geen verrassingen en daarom zoveel duidelijkheid over de uit te voeren taken als mogelijk.

Is het belang boven tafel gekomen, erken dan dat iemand een bepaald belang heeft. Ontkennen is zinloos. Dan werk je alleen maar mensen tegen je in het harnas.

Stap 2: van belangen naar oplossingen

Bij de Pietje Precies uit de vorige paragraaf was de oplossing helder: duidelijk maken wat het projectteam op welk moment van hem verwachtte. Verder bleek hij heel ingenomen te zijn met het voorstel om werkinstructies voor het nieuwe marketinginstrument op te stellen.

Bij tegenstrijdige belangen is het vinden van een oplossing lastiger. Soms helpt het als het ene belang groter is dan het ander. Zoals bijvoorbeeld toen Ben Bot zijn excuses aanbood voor zijn Irak-uitspraken toen hem werd voorgehouden dat het landsbelang in het geding was. Terecht of niet, het werkte. Op dezelfde manier kan een beroep op het bedrijfsbelang werken om een doorbraak in een project te realiseren.

Een klassieke tegenstelling is die tussen klant en leverancier. Zo heeft een leverancier die op basis van uurtje-factuurtje werkt, geen (financieel) belang bij een korte looptijd van een project. Voor een klant geldt het omgekeerde: hoe sneller iets af is, hoe beter. Deze tegenstelling is te ondervangen door het afrekenmodel te wijzigen. Een voorbeeld is om te betalen voor het eindproduct in plaats van de bestede uren. Een andere mogelijkheid is het instellen van een bonus-malus regeling, waarbij snelheid wordt beloond en traagheid gestraft.

Met wat creativiteit ontstaan veel verschillende oplossingen waaruit je de beste kiest voor het project. De truc is om vanuit de belangen te redeneren en bestaande posities en oplossingen van belanghebbenden los te laten.

Stap 3: oplossingen verankeren in het project

De laatste stap is om de bedachte oplossingen werkelijkheid te laten worden en ze onderdeel te maken van het project. Dit kan op talloze manieren, bijvoorbeeld door ze op te nemen in besluitenlijstjes, projectplannen of ontwerpen. En mocht een oplossing niet lekker uitpakken, dan kun altijd een andere oplossing kiezen. Wel beredeneerd vanuit de belangen, natuurlijk :)

Eerder verschenen bij het stakeholders ABC:

A: Aanwezigheid van stakeholders

 

Dit artikel is gepubliceerd in de risiconieuwsbrief van Concilio.

Klik hier om de nieuwsbrief maandelijks gratis te ontvangen.

 

© 2007 Bart Jutte